kaufmännischer Objektverwalter (m/w/d)
Ø Köln
Ø Feste Anstellung
Ø Vollzeit
Zur Verstärkung unserer Zentrale suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
kaufmännischen Objektverwalter (m/w/d) in Vollzeit mit Dienstsitz in Köln
Was Sie erwartet:
Ein sicherer und leicht erreichbarer Arbeitsplatz in einem internationalen Unternehmen
Ein toller Team-Spirit mit einem diversen Mitarbeiterumfeld, sowohl innerhalb der IT als auch im gesamten Unternehmen
Ein moderner und leicht erreichbarer Arbeitsplatz in einem internationalen Unternehmen
Unterstützung Ihrer beruflichen Entwicklung durch ausgezeichnete Aufstiegschancen
Urlaubsgeld sowie Weihnachtsgratifikation
Ein tägliches Verpflegungsangebot mit Getränken, Frühstück, Mittagessen, frischem Obst und Gemüse Benefits wie kostenloses Jobticket, Mitarbeiterraten in den zugehörigen Hotels und die Nutzung von Corporate Benefits
Die Tätigkeiten, mit Ausnahme der Arbeiten in unseren Standorten, erfolgt grundsätzlich in unseren hellen und modernen Büros in Köln
Zu Ihren Aufgaben zählen:
Buchhaltung und Zahlungsverkehr
Laufende Bearbeitung der gemeinschaftsbezogene Buchhaltung
Erfassung, Kontierung und Zuordnung von Rechnungen und sonstigen Geschäftsvorfällen
Prüfung eingehender Rechnungen
Anweisung von Zahlungen
Überwachung der Kontenbewegungen und Abstimmung der Bankkonten
Überwachung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
Bearbeitung von Hausgeldrückständen sowie Durchführung des außergerichtlichen Mahnwesens
Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftsplanung
Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnungen und Einzelabrechnungen für die Wohnungseigentümer
Vorbereitung der Erstellung der Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne
Ermittlung und Zuordnung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Kosten im Rahmen der jeweiligen Abrechnung
Prüfung und Abstimmung von Kostenverteilungen anhand der geltenden Verteilerschlüssel und Beschlusslage
Überwachung der Hausgeldvorauszahlungen und Anpassungen auf Grundlage wirksamer Beschlüsse
Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen für Eigentümerversammlungen und Beiratsprüfungen
Klärung von Rückfragen zu Abrechnungen und Wirtschaftsplänen
Eigentümerkonten und Stammdaten
Pflege und Aktualisierung von Eigentümer-, Objekt- und Abrechnungsdaten
Führung und Abstimmung der Eigentümerkonten
Verbuchung und Überwachung von Hausgeldzahlungen sowie beschlossenen Sonderumlagen
Bearbeitung von Eigentümerwechseln aus kaufmännischer Sicht, einschließlich der relevanten Konten- und Stammdatenanpassungen
Erstellung von Saldenauskünften und kaufmännischen Übersichten
Rücklagen und Sonderumlagen
Kaufmännische Überwachung der Erhaltungsrücklagen
Nachvollziehbare Erfassung und Zuordnung von Rücklagenbewegungen
Kaufmännische Abwicklung beschlossener Sonderumlagen einschließlich Sollstellung, Zahlungseingangskontrolle und Verbuchung
Unterstützung bei der finanziellen Planung und Überwachung beschlossener Erhaltungsmaßnahme
Dienstleister- und Rechnungsmanagement
Kaufmännische Prüfung und Zuordnung von Dienstleisterrechnungen
Überwachung vereinbarter Zahlungsziele und wiederkehrender Kosten
Pflege abrechnungsrelevanter Vertrags- und Kostendaten
Abstimmung mit der technischen Objektbetreuung hinsichtlich Rechnungen, Maßnahmenkosten und Budgetüberschreitungen
Dokumentation kaufmännischer Vorgänge und Sicherstellung einer nachvollziehbaren Belegablage
Berichtswesen und Kommunikation
Vorbereitung von Unterlagen für Verwaltungsbeiräte und Eigentümerversammlungen
Bearbeitung kaufmännischer Eigentümeranfragen
Unterstützung bei der Vorbereitung von Vermögensberichten und weiteren erforderlichen Finanzübersichten