Im Wesentlichen geht es um die Verwaltung unseres Vertragsmanagements. Wir digitalisieren die gesamte Welt der Event Hotels und verarbeiten in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus allen Hotels und aus den Zentralen alle zur Verfügung stehenden Dokumentenarten in einem webbasierten Tool. Du sorgst also dafür, dass das Unternehmen Zugriff auf alle relevanten Daten hat und gleichzeitig für eine optimale Darstellung der Vertragswelt. Des Weiteren vertrittst du optimalerweise eine Kollegin am Front Desk während deren Urlaubzeiten, was sich auf max. 30 Tage im Jahr beläuft.
Dafür braucht es Freundlichkeit im Umgang mit Kolleg*innen, keine Angst vor dem Telefon und Ausdauer an der Tastatur. Wir sind verantwortlich für die Uploads in das Contract Management Tool. Wir halten den administrative Überblick über Fristen und Laufzeiten. Die Schulung am Tool findet hausintern in der Zentrale statt. Am Empfang bist du als Urlaubsvertretung für die tägliche Abwicklung der Post zuständig, die Paketabwicklung sowie das Handling der Telefonzentrale.
Du bringst mit:
Verfügbarkeit von mindestens 1 Jahr auf Basis einer 15-20h Woche
Gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
Flexibilität in den Einsatzbereichen
Ein hohes Maß an Genauigkeit
Strukturierte Arbeitsweise